Servicios por parte de nuestras universidades. Una vez que el candidato a alumno ha sido aceptado, se le asigna un número de identificación, matrícula o número de cuenta, que será lo que lo identifique durante toda su permanencia en la institución, desde el primer nivel al que ingrese hasta el último (en algunas instituciones, esto abarca desde secundaria hasta doctorado, pasando por programas de educación continua); e incluso, esta matrícula la usará en programas extra-curriculares y servicios diversos que se le ofrezcan.

Con ese número de matrícula, el alumno es dado de alta en la base única de información escolar, que para el área administrativa es importante en el cobro de su inscripción.

El alumno cuenta con diferentes opciones para hacer el pago de su inscripción y su colegiatura: puede realizar el pago total del semestre, o bien, hacer el pago de inscripción, y generársele documentos por pagar en fechas pre-establecidas por la institución. Esos trámites los puede realizar desde su hogar, oficina o en alguna institución bancaria, sin tener que desplazarse hasta la universidad, sobre todo consideremos aquellos padres que sus hijos estudian en una ciudad distinta y lejana a su lugar de residencia.

Estos pagos son realizados de la siguiente manera:

• Pago con ficha referenciada en una institución bancaria.
  Esta forma de pago consiste en que el alumno tiene que asistir al banco con una ficha referenciada que la institución le proporciona y pagar el monto por concepto de colegiatura, ya sea pago de inscripción, pago de mensualidad o pago total anticipado de colegiatura.

• Pago por Internet.
  El proceso que se sigue para el pago a través de Internet es el siguiente:
  1. El alumno indica su matrícula (usuario) y una contraseña, una vez entrando a la página le aparece un menú donde tiene la opción de elegir entre pago inicial, pago de colegiatura y pagos varios que pueden ser exámenes de admisión, gastos de titulación, pagos de eventos, entre otros.
  2. Después de verificar los datos se introduce el monto a pagar, posteriormente te pide los datos de la persona que está realizando el pago, cabe mencionar que la información viaja encriptada -una de las formas más seguras que existen actualmente-; es decir, los números de la tarjeta no pueden ser vistos por nadie externo al banco ya que maneja un microcódigo secreto.
  3. Por último el sistema envía un mensaje de confirmación, indicando si la transacción fué exitosa, o bien si ha ocurrido algún error.

• Pago mediante cargo automático a una cuenta de cheques o a una tarjeta de crédito.
  Esta forma de pago consiste en que el alumno llena una solicitud de cargo automático en la cual nos indica institución bancaria, número de cuenta, tarjetahabiente, matrícula, nombre del alumno y forma de pago, para que entonces la institución se encargue de realizar los cargos automáticos a la tarjeta por concepto de colegiatura periodo tras periodo, salvo que el alumno nos indique lo contrario.

Como podemos observar, la tecnología se hace presente desde el momento en que el alumno inicia sus trámites para poder acceder a los servicios educativos proporcionados por la institución.

Pero no solamente el cobro de las colegiaturas se hace por estos medios; los diferentes servicios que se ofrecen también son cubiertos de la misma manera, así tenemos, por ejemplo, los pagos por asistencia a congresos, simposiums, diplomados, pagos por créditos educativos, libros y artículos promocionales.

Pero los servicios administrativos prestados a través de la tecnología, también incluyen información para sus trámites dentro o fuera de la universidad, tal es el caso al consultar su estado de cuenta a través de los centros de atención telefónica (call centers) de las diferenes instituciones, mediante el uso de Internet, o bien, a través de módulos de información en diversas áreas del campus universitario, donde además el alumno puede imprimir una ficha referenciada para el pago de su colegiatura o servicios diversos.

Además de estos servicios, el alumno también puede consultar todo tipo de información en la página web de la institución: información sobre cuotas, proceso de inscripción administrativa, servicios del seguro de gastos médicos, fechas relevantes durante el período escolar, entre otras.

Todos estos servicios, desde luego, cuentan con el soporte de un sistema o programa de cómputo, en el cual se conserva toda la historia administrativa de los alumnos y permite la comunicación con las diferentes tecnologías que soportan los servicios y que ya hemos mencionado en los párrafos anteriores, sistema que debe tener las características de seguridad, calidad, flexibilidad a los cambios y desde luego capacidad de almacenamiento de información, ya que como lo mencionamos anteriormente, el sistema deberá conservar la historia del alumno desde el ingreso a la Universidad, hasta su último programa académico en ella.

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