C.P. Víctor M. Beltrán Cabrera
vbeltran@campus.cem.itesm.mx,
Lic. Edmundo Carranza García
ecarranz@campus.cem.itesm.mx.
Dirección de Servicios Administrativos
Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM)
Campus Estado de México
Agosto, 2001.

Hace algunos años -quince tal vez- en la mayoría de nuestras instituciones educativas, los programas de estudios contemplaban el uso de las computadoras como una herramienta de apoyo en el desarrollo de la actividad profesional de los egresados. Actualmente, ya no es tan sólo una herramienta adicional, sino que se ha convertido en un elemento imprescindible para el quehacer profesional, y se vuelve díficil imaginar a un profesionista sin una computadora como una de sus principales herramientas.

¿Qué ha pasado con la admininistración interna de nuestras universidades?, ¿han incorporado las nuevas tecnologías en sus servicios administrativos?

Algunas lo han hecho, otras muchas quizá no. Las que lo han hecho, han partido de la idea de que estas tecnologías no sólo se “enseñan en las aulas” de los campus, sino que se deben incorporar a la administración de la organización, generando un valor agregado en el servicio que prestan, tanto para la dirección de la universidad, como para sus alumnos, personal y para cualquier otra persona que requiera un servicio por parte de la institución.

Así tenemos que algunas de nuestras universidades han incorporado servicios computacionales y de Internet para sus procesos en la atención a sus usuarios, tales como cobro de colegiaturas, inscripciones, cobros por servicios educativos distintos a las colegiaturas (cafeterías, exámenes de admisión, cursos de educación continua, etc.), pagos de sueldos a sus profesores, a su personal administrativo y de servicios, a sus proveedores, así como para la administración de sus flujos de efectivo y para el registro contable de sus operaciones, por mencionar algunos.

No olvidemos que nuestras universidades también tienen que proporcionar información para la alta administración, para nuestras instituciones laborales, fiscales, legales e incluso para el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI). Recabar toda esta información llevaría un gran número de horas-hombre si se quisiera obtener de manera manual.

Pero, lo que nos interesa ahora no es sólo mencionar los servicios que prestan nuestras universidades con el uso de tecnología, sino conocer cómo se está haciendo, para lo cual este trabajo estará distribuido de acuerdo a los diferentes usuarios de los servicios administrativos de nuestras universidades, teniendo, por orden a los alumnos; personal docente, administrativo y de servicio; proveedores y usuarios internos de la administración (áreas de operación administrativa). Siguiendo ese orden pasaremos a hablar del cobro de la inscripción y pago de colegiatura, por parte de los padres de los alumnos o de los alumnos mismos.

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