El oficio notarial

Las nuevas tecnologías de Información y comunicación han transformado con su aplicación, casi todas las actividades que el ser humano realiza en el umbral de este siglo XXI. Visto de esta manera, el Derecho y específicamente la actividad notarial, se insertan paulatinamente en el moderno esquema de sociedad digital, para dar paso a una nueva generación de actividades y procesos sistematizados, cada vez más lejos del papel, elemento fundamental en la certificación de documentos de orden legal. El papel ha sido hasta hoy el sustrato básico del oficio notarial.

El quehacer notarial
En términos simples, el notario es el licenciado en Derecho a quien el Estado concede el poder de dar fe pública y que tiene a su cargo por oficio: recibir, interpretar, redactar y dar forma legal y certeza jurídica a la voluntad de las personas que ante él acuden para otorgar actos jurídicos o para hacer constar hechos jurídicos, mediante su consignación en instrumentos públicos auténticos, es decir, con valor de prueba plena.

El notario cumple una de las más importantes finalidades del Derecho, que es brindar seguridad jurídica, a través del ejercicio de varias funciones, entre las que destacan las siguientes:

• Asesora: Ofrece su consejo jurídico a cualquier persona, institución o empresa que lo requiera, dentro de un marco legal de servicio obligatorio institucional a los ciudadanos.

• Interpreta la voluntad: Recibe e interpreta la voluntad de las personas que acuden ante él para la obtención de un servicio notarial concreto.

• Da forma, legaliza y legitima: Cumple con la formalidad exigida por el Código Civil para ciertos actos jurídicos, es decir, dota de plena validez jurídica, a ciertos actos jurídicos que deben otorgarse de manera obligatoria ante su fe, como la compraventa de inmuebles, el condominio, el testamento, etc, y confiere, además, al documento público que produce, la garantía de legalidad absoluta.

• Tiene el poder de la fe pública: Confiere autenticidad y certeza jurídica a ciertos hechos y actos jurídicos, mediante la consignación de ellos en el protocolo, dotándolos así de valor de prueba plena ante las autoridades y la sociedad.

• Crea documentos auténticos: Es autor responsable de los instrumentos públicos notariales que circulan con valor de prueba plena ante la comunidad nacional e internacional. Además, conserva los instrumentos originales otorgados y autorizados en el protocolo y expide un primer testimonio auténtico con fuerza ejecutiva a solicitud de los interesados y reproduce ilimitadamente nuevas copias auténticas.

• Auxilia a la Administración Pública y al Poder Judicial: Actúa como auxiliar de la administración pública local y federal, dando informes y avisos y actúa como un eficiente recaudador de impuestos federales y locales. Además, desempeña la función de auxiliar en la administración de justicia en colaboración del Poder Judicial.

• Tiene el novedoso papel de asesor internacional. Que le permite emitir dictámenes jurídicos y opinar como jurista nacional en el comercio internacional.

• Puede actuar como mediador, conciliador y arbitro: En la prevención y solución extrajudicial de controversias, desahogando así la enorme carga pública de atender la demanda de justicia y paz en la sociedad.

¿Oficio Obsoleto?
La función notarial no es ni será obsoleta, lo que parece empezar a serlo es la manera de prestar el servicio notarial con base en el tradicional documento, únicamente en soporte papel. Lo que el notario requiere hoy, es adaptarse a las exigencias y transformaciones del mundo actual e incorporar en su quehacer herramientas como la informática, la criptografía y la telemática.

Herramientas de intercomunicación

Internet para compartir información
Comunicación instantánea de textos, gráficos, video y sonido, de lo cual puede echar mano el notario para contar con información actual, oportuna y de vanguardia en materia jurídica, que le permitan enriquecer su oficio.

Las páginas web y la actividad notarial
Otro de los magníficos recursos del Internet, es la posibilidad de contar cada notario con una página Web donde comunique sus datos personales y pueda manifestar a los usuarios de la red sus opiniones sobre la función notarial y ofrezca sus servicios profesionales con un estilo propio.

Como ejemplo, las magníficas páginas Web de la Asociación Nacional del Notariado Mexicano A.C. (http://www.notariadomexicano.org.mx) y de la Unión Internacional del Notariado latino en ONPI, con sede en Buenos Aires (http://www.onpi.org.ar).

• Para mensajes urgentes en correo interno en la notaría. Evita el desplazamiento del personal y la interrupción y distracción constante. Su característica es la inmediatez y eficacia en el mensaje, ya que al ser enviado, puede interrumpir cualquier trabajo que esté haciendo el destinatario. Este primer tipo de correo inmediato no se almacena ni permite acompañar archivos adjuntos.

• Para mensajes más largos y almacenables en archivos adjuntos.- Haciendo uso de la red interna de computadoras instalada en la notaría. Este correo permite remitir modelos de escritura, textos a revisión, instrucciones generales al personal, llamamientos inmediatos.

• Para mensajes al exterior.- Le permite una nueva forma de comunicación con la clientela y los colegas notarios de toda la República y del mundo entero.

La informática no es un fin, es sólo una herramienta
Los retos que la Informática plantea al notario son diversos y deben ser analizados con serenidad y prudencia, siempre refiriéndonos a los fines del Derecho y a la razón de ser del notario: la certeza y seguridad jurídica. Debemos recordar que la Informática no es un fin en sí mismo, sino que es una herramienta más para que el hombre se desarrolle y logre su realización íntegra como persona. La Informática no debe ser un sustituto de la persona, ni un enemigo de su libertad y del ejercicio de sus derechos fundamentales, garantía de los cuales es la Seguridad Jurídica. Para el notario y sus complejas funciones, no deben cambiar sino los aspectos tecnológicos de sus herramientas de trabajo, con la consecuente premisa de que, las máquinas, por maravillosas que sean, no suplen ni el criterio jurídico, ni el discernimiento inteligente del hombre, por lo cual, creemos que el papel del notario no será nunca sustituido por la Informática, sino, al contrario, será cada vez en mayor medida, increíblemente impulsado a su perfeccionamiento.

Rumbo a al e-Notaría

El notario ante el comercio electrónico
Respecto a las transacciones mercantiles de muebles y mercaderías de poco monto, el notario asume una actitud discreta de observador, porque por ahora, la Ley no requiere ni permite ninguna intervención del notario para la validez de los actos de comercio realizados a través del uso de medios electrónicos. Sobre este Comercio Electrónico el notario opina que debe seguirse trabajando en dotarle a los usuarios de la mayor seguridad jurídica posible.

El notario ante la contratación electrónica
Por contratación electrónica, entendemos aquella contratación que se realiza mediante la utilización de medios electrónicos, cuando éstos tienen una incidencia real sobre la formación del consentimiento o sobre la interpretación futura del acuerdo.

Por ahora la contratación electrónica es legalmente posible solo en materia mercantil, es decir, en compraventas de mercaderías o prestación de ciertos servicios. En materia civil, es decir, en compraventa de inmuebles, testamentos, sucesiones, constitución de sociedades, etc, la mayoría de los Códigos Civiles de la República, no han reconocido aún la figura de la contratación electrónica. .

Por lo pronto, en la mayoría de los estaos, no se otorgan contratos por medios electrónicos ante la fe notarial. El gran reto para el notario es no quedar aislado en una materia civil que utilice sólo los medios tradicionales, sin aceptar la contratación electrónica. El Notario debe participar activamente en una propuesta que permita la concurrencia de ambos sistemas y sobre todo, que le permita conservar su función legitimadora y ampliarla como agente certificador en la firma digital.

En la actualidad. No se contempla en la ley el uso de la firma digital en el desempeño de la función pública notarial, razón por la cual, el notario observa cómo se difunde su utilización en otros campos, como es en el Registro Público de Comercio. El notario ante este hecho, debe adelantarse y estudiar la figura criptográfica de la firma digital, ya que ésta se encuentra en un proceso de difusión y expansión que en breve afectará en breve a la actividad notarial.

En el futuro. Creo que en un futuro inmediato vendrá para el notario la posibilidad de autorizar sus documentos mediante el uso concurrente de la firma autógrafa y sello y el uso de la firma digital. Ante ello, la actitud del notario no debe ser indiferente, porque debemos ver la figura como un avance informático, debemos apreciar a la firma digital como una nueva herramienta de trabajo. Se trata de una nueva manera jurídica de expresar su consentimiento como fedatario, suprimiendo por consecuencia, la ancestral manera de expresarlo a través de la firma autógrafa del notario, con los signos gráficos propios emanados de su puño y letra.

¿Será posible sustituir la firma autógrafa del notario por la digital?

Considero que una sustitución completa y radical no se dará, pero si se permitirá su utilización, lo que deberá hacerse en un proceso paulatino muy precavido porque deberán reglamentarse los casos por lo pronto, excepcionales, de su utilización. El notario al autorizar un acta de protocolización de un documento o al recibir el consentimiento en una compraventa, seguirá haciendo un juicio de valor sobre la legalidad y legitimidad del hecho o del acto jurídico, y sobre todo, haciendo un juicio personal acerca de la capacidad natural y civil de los solicitantes u otorgantes del acto, y solo usará la firma digital como un signo, como un símbolo digital de su consentimiento y autoridad certificante.

Aunque en otros países como en España e Italia, se ha aceptado por el notario la firma digital (firma electrónica avanzada), como una manera de autorización oficial, en México hace falta todavía acuciosos estudios sobre los riesgos y ventajas que su utilización acarrearía, porque en el Derecho, la introducción de nuevas figuras deben justificarse solo si trae notables ventajas para el usuario sin comprometer la seguridad jurídica que tradicionalmente ha acompañado la función notarial ejercida con la autorización de instrumentos mediante la firma autógrafa y el sello oficial impreso.

• Un testimonio de escritura o de acta;

• Una copia certificada y,

• Una certificación.

Hasta este momento, no existe la posibilidad de crear instrumentos públicos notariales únicamente en soporte electrónico, aunque sabemos que es posible que las partes manifiesten el consentimiento por medios electrónicos y es factible la contratación electrónica en materia mercantil, al notario por ahora, no le es posible aceptar en su campo profesional estrictamente fedatario, la contratación electrónica y por ende la producción de documentos estrictamente electrónicos.

¿Sustituirá el documento en soporte electrónico al documento informático base papel?

Paulatinamente irá disminuyendo el uso del papel, pero no desaparecerá del todo. Se reducirá su presencia en el tráfico jurídico, pero es demasiado útil como elemento de certificación prueba. La gente exige comprobación documental porque necesita seguridad y para ello, el papel ha demostrado una gran permanencia y utilidad al respecto, aunque se haya generado a través de los más avanzados medios informáticos.