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 Compromiso.
Es necesario obtenerlo de los participantes y definir el grupo de trabajo.
Esta actividad requiere de identificar a los responsables de las áreas
o procesos involucrados con la facturación: ventas, almacén,
recibo, cuentas por pagar, mercaderías, aclaraciones, archivo,
compras y sistemas.
- Análisis. Documentar el flujo de operación (desde que
se recibe y procesa un pedido hasta la generación y pago de la
factura), con el objetivo de identificar oportunidades de mejora en
los procesos.
- Diseño. La empresa debe crear el modelo para procesar la información
de manera electrónica, optimizar los flujos de información,
rediseñar los procesos existentes, reducir las capturas manuales
y eliminar actividades que no generan valor a la operación.
- Alcance. Definir el flujo de las actividades y tiempos considerando
réplica con los diversos clientes/proveedores que vayan adoptándolo.
- Desarrollo. Adopción y uso de medios de transmisión
y estándares definidos para la comunicación de la información
comercial, realizar las modificaciones necesarias a los sistemas internos,
establecer los parámetros de seguridad requerida y adicional,
definir las necesidades de hardware y software, auditorías y
tiempos de desarrollo, comprar y adoptar sistemas administrativos con
módulos de factura electrónica (sus costos fluctúan
entre 60 mil y 2 millones de pesos).
- Capacitación. Entrenamiento, sensibilización y difusión
del proyecto a todas las áreas y personal involucrado en la nueva
forma de operar.
- Pruebas. Una vez aprobado el desarrollo, efectuar pruebas piloto
en paralelo (en papel-tradicional-electrónica).
- Implementación. Eliminar la emisión de facturas en
papel, contemplar planes de contingencia y actualizar regulaciones fiscales.
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